Изложения, конгреси и големи събития: как да подготвите премиум мобилността си

Сезон от срещи, а не поредица от пътувания

За много компании големите професионални събития не са изключения в графика, а негов гръбнак. Инвеститорът в недвижими имоти посещава MIPIM през пролетта, продуцентът – MIPCOM през есента, корабостроителницата излага на Monaco Yacht Show през септември, часовникарската къща пътува до Женева още от април. Година след година календарът се повтаря, а с него и един и същ въпрос: как да се придвижвате, да посрещате гости и да представяте компанията в тези решаващи седмици?

Обичайният отговор е всяко събитие да се решава поотделно. Когато обаче срещите следват една след друга в продължение на месеци, по-логично е да се мисли в мащаба на сезона: точно това е смисълът на дългосрочния наем, както го практикува EVO LUXURY – договор за 3, 6, 9 или 12 месеца, който обхваща периода на събитията и ежедневната работа между две изложения. Автомобилът е на разположение на компанията през целия срок на договора; именно тази непрекъснатост придава стойността му.

Професионалният календар на обслужваните зони

Обслужваните зони на EVO LUXURY приемат няколко големи професионални събития с международен мащаб. Посочените периоди са ориентировъчни: датите на всяко издание се определят от организаторите и трябва да се проверят преди планирането.

Кан, град на международните пазари

Palais des Festivals et des Congrès задава ритъма на годината в Кан. MIPIM, посветено на недвижимите имоти, открива сезона през март. Филмовият фестивал в Кан и неговият Marché du Film заемат месец май, след което Cannes Lions събира професионалистите от комуникациите и творческите индустрии през юни. През септември Cannes Yachting Festival се разполага между Vieux-Port и Port Canto; TFWA World Exhibition & Conference, срещата на travel retail сектора, се провежда в края на септември и началото на октомври, а MIPCOM, пазарът на аудиовизуално съдържание – през октомври.

За компания, която излага или посреща гости в Palais няколко пъти годишно, дългосрочен наем в Кан, обхващащ пролетта и есента, спестява започването отначало преди всеки пазар.

Монако, наситеният септември

През септември Rendez-Vous de Septembre събират в Монте Карло застрахователи, презастрахователи и брокери в началото на сезона на подновяванията, а в края на месеца Monaco Yacht Show заема Port Hercule. В края на пролетта Гран при на Монако променя движението далеч отвъд състезателния уикенд, тъй като монтажът на съоръженията започва няколко седмици по-рано. През цялата година Grimaldi Forum приема конгреси и фирмени конвенции.

На толкова компактна територия размерът на автомобила и мястото на предаване имат същото значение като самия модел.

Женева, часовникарството и Palexpo

В Женева професионалният календар се върти до голяма степен около Palexpo, в съседство с летището. През пролетта Watches and Wonders Geneva събира големите часовникарски къщи, като първите дни са запазени за професионалисти. През юни изложението EPHJ обединява сектора на високата прецизност – от часовникарството и бижутерията до микротехнологиите. В началото на септември Geneva Watch Days продължават часовникарския сезон в децентрализиран формат около залива.

За тези седмици, в които всяка среща с клиент има значение, премиум наемът в Женева ви осигурява представителен автомобил още от пристигането.

Париж, изложения и седмици на модата

Париж редува повтарящи се събития през цялата година. Maison&Objet се провежда през януари и септември в Paris Nord Villepinte; седмиците на модата, координирани от Fédération de la Haute Couture et de la Mode, се връщат през януари, февруари–март, юни–юли и септември–октомври. VivaTech заема Paris Expo Porte de Versailles през юни. В четните години там през октомври се настанява Mondial de l'Auto; в нечетните години Международното изложение за авиация и космонавтика се провежда в Льо Бурже през юни.

Сен Тропе и Куршевел, сезоните в периферията

В края на септември и началото на октомври Les Voiles de Saint-Tropez, организирани от Société Nautique de Saint-Tropez, мобилизират екипажи, корабостроители, партньори и гости. През зимата, от декември до април, Куршевел приема в хотелите си ръководни семинари и приеми за клиенти, при съвсем различни условия: сняг, планински пътища и дълги преходи от Женева или Лион.

Едно наблюдение се налага: само септември събира Cannes Yachting Festival, Rendez-Vous de Septembre, Monaco Yacht Show, Maison&Objet, Geneva Watch Days и Les Voiles de Saint-Tropez. Това е точно месецът, в който не бива да се импровизира.

Защо сезонен договор, а не еднократни решения

Да вземем компания, която участва в MIPIM през март, в Cannes Lions през юни, в Monaco Yacht Show през септември и в MIPCOM през октомври: четири събития за осем месеца и също толкова търсения на автомобил, ако всяко се решава поотделно, при това винаги в момента, когато местното търсене е най-силно.

Договор, който обхваща сезона, променя логиката:

• Едно-единствено досие. Документите на компанията, договорът и гаранционният депозит се обработват веднъж, при подписването, а не преди всяко събитие.
• Познат автомобил. Знаете какво карате и какво има в багажника; събеседниците ви постепенно започват да го разпознават.
• Непрекъснатост между срещите. Между две изложения автомобилът служи за посещения при клиенти, последващи срещи и ежедневни пътувания – там, където често се сключват сделките, започнати на щанда.
• Ясен бюджет. Месечен наем, определен в договора, заменя поредица от еднократни разходи, които трудно се предвиждат от едно издание до друго.

Срокът следва календара: три месеца за сгъстена поредица, като септемврийските и октомврийските събития; шест или девет месеца, за да се обхване сезонът от MIPIM до MIPCOM; дванадесет месеца при постоянно присъствие. В зависимост от модела минималният срок може да е по-дълъг, както уточнява офертата. В края на срока връщате автомобила, удължавате договора или сменяте модела, например за да преминете от летен кабриолет към SUV за зимния сезон.

Предвиждане на пиковите периоди

Големите събития имат механичен ефект: в продължение на няколко дни хотелите, паркингите и услугите за мобилност в един и същи град са търсени едновременно. Наличността на конкретен модел никога не е сигурна на тези дати.

Правилният метод е хронологията да се обърне: договорът да започне преди първото събитие на сезона, вместо да се търси автомобил с наближаването на всяко събитие. Досието се подготвя спокойно, предаването се организира на избрана дата, а автомобилът вече е на място, когато градът се изпълни. За изложение в Palais des Festivals или в Palexpo предаването няколко дни преди откриването оставя време да се ориентирате и да проучите подстъпите.

Предаване на автомобила, паркиране и пътувания

Хотел, летище или офис

EVO LUXURY предава автомобила на договорения адрес в рамките на обслужваните зони. За екип, който се настанява за времето на едно изложение, доставката до хотела често е най-простото решение: автомобилът чака при пристигането, без отклонения. За ръководител, който каца в Ница – Лазурен бряг, Женева или Париж, доставката до летището позволява да се отправи директно към първата среща. Точният час и място на предаване се уточняват при резервацията.

Паркиране и достъп до центъра

По време на големите събития районите около конгресните центрове са претоварени, а за някои зони важат ограничения на движението. Струва си да усвоите няколко навика: да уточните с хотела условията за паркиране или услугата валет, да откриете подземните паркинги близо до мястото на срещата и да изберете габарит, съвместим с рампи и тесни места. Трябва да предвидите и времето за пътуване: между летището в Ница и Монако магистралата A8 отнема около 30 до 45 минути извън пиковите часове и повече по време на големите събития.

Километраж: изчисляване по най-натоварения месец

Пакетът километри на EVO LUXURY е месечен, от 1 000 до 8 000 км, и без натрупване: неизминатите километри за един месец не се прехвърлят към следващия, а всяко превишение се таксува по тарифата, предвидена в договора. Затова за един сезон на изложения правилният ориентир е най-натовареният месец, а не средната стойност.

Един месец със срещи на Ривиерата събира предимно кратки пътувания, тъй като летището в Ница е на около 25 км от Кан, но те се повтарят сутрин и вечер между хотели, пристанища и конгресни центрове. Пътуване до Женева или до алпийски курорт променя мащаба: Куршевел се намира на около два часа път с кола от летището в Женева. След това пакетът може да бъде коригиран с анекс, при определени условия, ако дейността се промени по време на договора.

Изборът на автомобил според срещата

Подходящият автомобил зависи по-малко от града и повече от естеството на срещата.

За бизнес срещи престижният седан остава еталонът: той посреща клиента както отзад, така и отпред, остава дискретен пред хотела и вдъхва доверие във финансова или институционална среда. Mercedes-Benz S-класа AMG 63e, plug-in хибрид, е неговото въплъщение в автопарка на EVO LUXURY.

За екип и неговия багаж изборът е SUV: няколко пътници, куфари, презентационни материали или мостри. Porsche Cayenne GTS или Bentley Bentayga S съчетават пространство и представителност; Audi RS6 performance предлага сравнима гъвкавост в по-дискретния силует на комби. През зимата, в Куршевел, задвижването на четирите колела се превръща в самостоятелен критерий.

За сезона под открито небе Ривиерата е подходяща за кабриолет от пролетта до есента. Ferrari Roma Spider, открит GT по запитване, подхожда на срещи, при които изкуството да се живее е част от посланието – изложение на яхти или прием край морето, – много повече, отколкото на финансови преговори.

За гъсто застроения град компактен автомобил като Audi S3 улеснява движението по тесните улици на Монако или на централните квартали на Париж и може да допълни представителния автомобил в рамките на един и същи автопарк.

Съгласуван образ, без показност

По време на изложение автомобилът е част от посланието на компанията, независимо дали искате, или не. Виждат го пред хотела, на входа на Palais, при пристигането при клиента. Целта не е да впечатлите, а да бъдете последователни.

Кантора, която се среща с презастрахователи в Монте Карло, не изпраща същия сигнал като корабостроителница на Monaco Yacht Show или творческо студио на Cannes Lions. Тъмен и семпъл седан говори за надеждност; открит GT – за изкуството да се живее; SUV – за екипа и организацията. Грешката е да изберете автомобил, по-ефектен от това, което събеседникът ви очаква.

Правилният автомобил е този, за който никой не говори по време на срещата, но който е помогнал да бъде подготвена.

Подготовка на сезона в пет стъпки

1. Избройте събитията за годината и периода, който обхващат: той определя срока на договора, от 3 до 12 месеца.
2. Изчислете километрите за най-натоварения месец, като отчетете пътуванията между градове и летища, за да оразмерите месечния пакет.
3. Изберете автомобила според преобладаващия вид срещи, като имате предвид желания образ и броя на пътниците.
4. Уточнете услугите: поддръжката, пътната помощ и застраховката са всяка поотделно включени или не според договора; по-добре е да проверите това преди сезона, отколкото по средата на изложение.
5. Определете мястото и датата на предаване – хотел, летище или офис – и подгответе досието, заедно с гаранционния депозит, при подписването.

Мобилност, съобразена с вашия календар

Големите професионални събития се подготвят месеци предварително: щандове, покани, графици на срещи. Мобилността заслужава същата грижа. Съобразен със сезона, дългосрочният наем дава на компанията готов автомобил, съгласуван с нейния образ и полезен и между две събития – там, където се оформя част от бизнеса.

Кан през пролетта и есента, Монако и Женева през септември, Париж през цялата година: календарът е известен. Остава той да бъде превърнат в срок, километраж и модел, а в края на срока – да върнете, удължите или смените автомобила за следващия сезон.