Fiere, congressi e grandi appuntamenti: preparare la mobilità premium

Una stagione di appuntamenti, non una serie di trasferte

Per molte aziende i grandi appuntamenti professionali non sono eccezioni nell'agenda: ne costituiscono la spina dorsale. Uno sviluppatore immobiliare partecipa al MIPIM in primavera, un produttore al MIPCOM in autunno, un cantiere navale espone al Monaco Yacht Show a settembre, una maison orologiera si reca a Ginevra già ad aprile. Di anno in anno il calendario si ripete, e con esso la stessa domanda: come spostarsi, ricevere e rappresentare l'azienda durante queste settimane decisive?

La risposta abituale consiste nel trattare ogni evento separatamente. Quando però gli appuntamenti si susseguono per diversi mesi, è più coerente ragionare alla scala della stagione: è questo il senso del noleggio a lungo termine come lo pratica EVO LUXURY, con un contratto di 3, 6, 9 o 12 mesi che copre il periodo degli appuntamenti e il lavoro quotidiano tra una fiera e l'altra. Il veicolo è messo a disposizione dell'azienda per l'intera durata del contratto; è proprio questa continuità a dargli valore.

Il calendario professionale delle zone servite

Le zone servite da EVO LUXURY ospitano diversi grandi appuntamenti professionali di rilievo internazionale. I periodi indicati sono approssimativi: le date di ogni edizione, fissate dagli organizzatori, vanno verificate prima di pianificare.

Cannes, città di mercati internazionali

Il Palais des Festivals et des Congrès scandisce l'anno di Cannes. Il MIPIM, dedicato al settore immobiliare, apre la stagione a marzo. Il Festival di Cannes e il suo Marché du Film occupano il mese di maggio, poi Cannes Lions riunisce i professionisti della comunicazione e della creatività a giugno. A settembre il Cannes Yachting Festival si insedia tra il Vieux-Port e Port Canto; la TFWA World Exhibition & Conference, appuntamento del travel retail, si tiene a cavallo tra settembre e ottobre, e il MIPCOM, mercato dei contenuti audiovisivi, a ottobre.

Per un'azienda che espone o riceve al Palais più volte l'anno, un noleggio a lungo termine a Cannes che copra la primavera e l'autunno evita di ricominciare da capo a ogni mercato.

Monaco, la densità di settembre

A settembre i Rendez-Vous de Septembre riuniscono a Monte-Carlo assicuratori, riassicuratori e broker all'apertura della stagione dei rinnovi, poi il Monaco Yacht Show occupa il Port Hercule a fine mese. Nella tarda primavera il Gran Premio modifica la circolazione ben oltre il fine settimana di gara, perché il montaggio delle installazioni inizia diverse settimane prima. Durante tutto l'anno il Grimaldi Forum accoglie congressi e convention aziendali.

Su un territorio così compatto, le dimensioni del veicolo e il punto di consegna contano quanto il modello stesso.

Ginevra, l'orologeria e Palexpo

A Ginevra il calendario professionale ruota in gran parte attorno a Palexpo, accanto all'aeroporto. In primavera Watches and Wonders Geneva riunisce le grandi maison orologiere, con i primi giorni riservati ai professionisti. A giugno il salone EPHJ raduna la filiera dell'alta precisione, dall'orologeria e gioielleria alle microtecnologie. All'inizio di settembre i Geneva Watch Days prolungano la stagione orologiera con un formato decentrato, attorno alla rada.

Per quelle settimane in cui ogni incontro con i clienti conta, un noleggio premium a Ginevra permette di disporre di un veicolo di rappresentanza fin dall'arrivo.

Parigi, fiere e settimane della moda

Parigi allinea appuntamenti ricorrenti durante tutto l'anno. Maison&Objet si tiene a gennaio e a settembre a Paris Nord Villepinte; le settimane della moda, coordinate dalla Fédération de la Haute Couture et de la Mode, ritornano a gennaio, a febbraio-marzo, a giugno-luglio e a settembre-ottobre. VivaTech occupa Paris Expo Porte de Versailles a giugno. Negli anni pari vi si insedia a ottobre il Mondial de l'Auto; negli anni dispari il Salone internazionale dell'aeronautica e dello spazio si svolge a Le Bourget a giugno.

Saint-Tropez e Courchevel, le stagioni a margine

A fine settembre e inizio ottobre, Les Voiles de Saint-Tropez, organizzate dalla Société Nautique de Saint-Tropez, mobilitano equipaggi, cantieri, partner e ospiti. In inverno, da dicembre ad aprile, Courchevel accoglie seminari direzionali e ricevimenti per la clientela nei suoi hotel, con vincoli ben diversi: neve, strade di montagna e lunghi trasferimenti da Ginevra o da Lione.

Una constatazione si impone: settembre riunisce da solo il Cannes Yachting Festival, i Rendez-Vous de Septembre, il Monaco Yacht Show, Maison&Objet, i Geneva Watch Days e Les Voiles de Saint-Tropez. È proprio il mese in cui non si deve improvvisare.

Perché un contratto stagionale invece di soluzioni puntuali

Prendiamo un'azienda presente al MIPIM a marzo, a Cannes Lions a giugno, al Monaco Yacht Show a settembre e al MIPCOM a ottobre: quattro appuntamenti in otto mesi, e altrettante ricerche di un veicolo se ciascuno viene trattato isolatamente, ogni volta nel momento in cui la domanda locale è più forte.

Un contratto che copre la stagione cambia la logica:

• Un'unica pratica. I documenti dell'azienda, il contratto e il deposito cauzionale vengono gestiti una sola volta, alla firma, e non prima di ogni evento.
• Un veicolo conosciuto. Lei sa che cosa guida e che cosa contiene il bagagliaio; i Suoi interlocutori finiscono per riconoscerlo.
• Continuità tra gli appuntamenti. Tra una fiera e l'altra il veicolo serve per le visite ai clienti, gli incontri di follow-up e gli spostamenti abituali, là dove spesso si concludono gli affari avviati in uno stand.
• Un budget leggibile. Un canone mensile definito nel contratto sostituisce una serie di spese puntuali, difficili da prevedere da un'edizione all'altra.

La durata si adatta al calendario: tre mesi per una sequenza ravvicinata, come la ripresa di settembre e ottobre; sei o nove mesi per coprire la stagione dal MIPIM al MIPCOM; dodici mesi quando la presenza è continua. A seconda del modello, la durata minima può essere più lunga, come precisa il preventivo. Alla scadenza Lei restituisce il veicolo, prolunga il contratto o cambia modello, ad esempio per passare da una cabriolet estiva a un SUV per la stagione invernale.

Anticipare i picchi di affluenza

I grandi appuntamenti hanno un effetto meccanico: per alcuni giorni hotel, parcheggi e servizi di mobilità di una stessa città sono richiesti tutti insieme. La disponibilità di un modello preciso non è mai scontata in quelle date.

Il metodo giusto consiste nell'invertire la cronologia: far partire il contratto prima del primo appuntamento della stagione, invece di cercare un veicolo all'avvicinarsi di ogni evento. La pratica viene così preparata con calma, la consegna si organizza in una data scelta e il veicolo è già sul posto quando la città si riempie. Per una fiera al Palais des Festivals o a Palexpo, prevedere la consegna qualche giorno prima dell'apertura lascia il tempo di orientarsi e di individuare gli accessi.

Consegna del veicolo, parcheggio e tragitti

Hotel, aeroporto o ufficio

EVO LUXURY consegna il veicolo all'indirizzo concordato all'interno delle zone servite. Per un team che si installa per la durata di una fiera, la consegna in hotel è spesso la soluzione più semplice: il veicolo attende all'arrivo, senza deviazioni. Per un dirigente che atterra a Nizza Costa Azzurra, a Ginevra o a Parigi, la consegna in aeroporto permette di raggiungere direttamente il primo appuntamento. L'ora e il luogo esatti della consegna si fissano al momento della prenotazione.

Parcheggio e accesso al centro città

Durante i grandi eventi, le zone attorno ai centri congressi sono sature e alcuni perimetri sono soggetti a limitazioni del traffico. Conviene adottare alcuni accorgimenti: verificare con l'hotel le modalità di parcheggio o di servizio valet, individuare i parcheggi sotterranei vicini al luogo dell'incontro e scegliere dimensioni compatibili con rampe e posti stretti. Bisogna anche prevedere i tempi di percorrenza: tra l'aeroporto di Nizza e Monaco, l'A8 richiede circa 30-45 minuti fuori dalle ore di punta, di più durante i grandi appuntamenti.

Chilometraggio: ragionare sul mese più intenso

Il pacchetto chilometrico di EVO LUXURY è mensile, da 1.000 a 8.000 km, e non cumulabile: i chilometri non percorsi in un mese non si riportano al successivo, e ogni eccedenza è fatturata alla tariffa prevista dal contratto. Per una stagione di fiere, il riferimento corretto è quindi il mese più intenso, non la media.

Un mese di appuntamenti in Riviera somma soprattutto tragitti brevi, dato che l'aeroporto di Nizza si trova a circa 25 km da Cannes, ma ripetuti mattina e sera tra hotel, porti e centri congressi. Un trasferimento verso Ginevra o verso una località alpina cambia la scala: Courchevel si trova a circa due ore di strada dall'aeroporto di Ginevra. Il pacchetto può poi essere adeguato tramite un addendum, a determinate condizioni, se l'attività cambia nel corso del contratto.

Scegliere il veicolo in base all'appuntamento

Il veicolo giusto dipende meno dalla città che dalla natura dell'appuntamento.

Per gli incontri d'affari, una berlina di prestigio resta il riferimento: accoglie un cliente dietro come davanti, si mantiene discreta davanti a un hotel e rassicura in un contesto finanziario o istituzionale. La Mercedes-Benz Classe S AMG 63e, ibrida plug-in, ne è l'esempio all'interno della flotta EVO LUXURY.

Per un team e i suoi bagagli, un SUV si impone: più passeggeri, valigie, materiale di presentazione o campioni. La Porsche Cayenne GTS o la Bentley Bentayga S coniugano spazio e rappresentanza; l'Audi RS6 performance offre una versatilità paragonabile con una silhouette da station wagon più discreta. In inverno, a Courchevel, la trazione integrale diventa un criterio a pieno titolo.

Per la stagione, a cielo aperto, la Riviera si presta alla cabriolet dalla primavera all'autunno. La Ferrari Roma Spider, GT scoperta disponibile su preventivo, si addice agli appuntamenti in cui l'arte di vivere fa parte del messaggio, un salone nautico o un ricevimento in riva al mare, molto più che a una trattativa finanziaria.

Per la città densa, infine, una compatta come l'Audi S3 facilita le strade strette di Monaco o degli arrondissement centrali di Parigi, e può affiancare un veicolo di rappresentanza all'interno della stessa flotta.

Un'immagine coerente, senza ostentazione

Durante una fiera, il veicolo fa parte del messaggio dell'azienda, che lo si voglia o no. Viene visto davanti all'hotel, all'ingresso del Palais, all'arrivo da un cliente. L'obiettivo non è impressionare, ma essere coerenti.

Uno studio che incontra i riassicuratori a Monte-Carlo non invia lo stesso segnale di un cantiere navale al Monaco Yacht Show o di una casa creativa a Cannes Lions. Una berlina scura e sobria parla di affidabilità; una GT scoperta parla di arte di vivere; un SUV parla di squadra e di organizzazione. L'errore consiste nello scegliere un veicolo più spettacolare di quanto l'interlocutore si aspetti.

Il veicolo giusto è quello di cui nessuno parla durante l'incontro, ma che ha contribuito a prepararlo.

Preparare la stagione in cinque tappe

1. Elencare gli appuntamenti dell'anno e il periodo che coprono: determina la durata del contratto, da 3 a 12 mesi.
2. Stimare il chilometraggio del mese più intenso, compresi i tragitti tra città e aeroporti, per dimensionare il pacchetto mensile.
3. Scegliere il veicolo in base all'appuntamento prevalente, tenendo presenti l'immagine ricercata e il numero di passeggeri.
4. Precisare i servizi: manutenzione, assistenza e assicurazione sono, ciascuna, incluse o meno secondo il contratto; meglio verificarlo prima della stagione che nel mezzo di una fiera.
5. Fissare il luogo e la data di consegna, hotel, aeroporto o ufficio, e preparare la pratica, con il deposito cauzionale, alla firma.

Una mobilità a misura del proprio calendario

I grandi appuntamenti professionali si preparano con mesi di anticipo: stand, inviti, agende di incontri. La mobilità merita la stessa cura. Calibrato sulla stagione, un noleggio a lungo termine offre all'azienda un veicolo pronto, coerente con la sua immagine e utile anche tra un evento e l'altro, là dove prende forma una parte degli affari.

Cannes in primavera e in autunno, Monaco e Ginevra a settembre, Parigi tutto l'anno: il calendario è noto. Resta da tradurlo in durata, chilometraggio e modello, poi, alla scadenza, restituire, prolungare o cambiare veicolo per la stagione successiva.